檢舉案件處理辦法

01依據及目的

為建立誠信、透明之企業文化及促進公司健全經營,爰依保險業內部控制及稽核制度實施辦法第32條之2及保險業公司治理實務守則第28條之1規定,制訂本辦法,以規範及妥適處理檢舉案件。

02檢舉事項之範圍

任何人有相當理由相信本公司內勤員工、經理人或董事於執行職務時有任何違反國家法令或本公司內部規章而有損害本公司利益、聲譽或公眾利益之虞者,均得依據本辦法所定程序提出檢舉。

但違反勞動基準法、職業安全衛生法、職工福利金條例、勞工保險條例、勞動檢查法、就業服務法、性別工作平等法、工作場所性騷擾防治措施申訴及懲戒辦法者,應依本公司內勤員工申訴處理準則及工作場所性騷擾防治措施、申訴及懲戒準則辦理,不適用本辦法之規定。

03制定企業持續營運機制

任何人依本辦法規定提出檢舉時,應透過下列受理檢舉管道行之:

  • 本公司受理檢舉單位:法令遵循部。 本公司其他單位並非受理檢舉案件之專責單位,並無受理檢舉案件之職責,對於非依本條第二款規定之受理檢舉管道提出之檢舉案件,收受單位應立即轉交受理檢舉單位依本辦法處理。
  • 本公司受理檢舉管道如下:
    1. 電子郵件信箱:NS-Whistleblowing@nanshan.com.tw。
    2. 專線電話:(02)87588877。
    3. 傳真號碼:(02)27582136。
    4. 郵寄地址:台北市信義區莊敬路168號,法令遵循部收。
    5. 其他。

04檢舉事項之範圍

檢舉人應具名提出檢舉,否則受理檢舉單位應不予受理。但檢舉事項之內容具體、明確並經提供相當之證據者,雖非具名檢舉,受理檢舉單位仍得例外予以受理。

檢舉案件有下列情形之一者,受理檢舉單位應不予受理,並應留存紀錄、載明不予受理之原因及通知檢舉人,但無法通知者,不在此限:

  • 未載明檢舉人姓名及聯絡方式,或所提供之姓名及聯絡方式係屬虛偽者。
  • 依據檢舉內容所述,即可判斷被檢舉人之行為並未違反國家法令或本公司內部規章,或並無損害本公司利益、聲譽或公眾利益之虞,而非屬本辦法所定檢舉事項之範圍者。
  • 檢舉所述內容抽象、含糊,無法明確檢舉案件之具體內容者。
  • 同一檢舉內容曾經調查、結案而重複提出檢舉者。
  • 經法院判決或行政決定確定,或已完成特定法定程序者。
  • 其他不符合本辦法規定之情事者。

檢舉案件若無本條前二項所定應不予受理之情形者,受理檢舉單位應即報請調查小組進行調查。

05檢舉案件之內部通報流程

檢舉案件並無本辦法第四條第二項所定應不予受理之情形,且已檢附具體事證者,受理檢舉單位之專責人員應儘速以電子郵件、電話、傳真或其他適當方式通報下列主管:

  • 董事長。
  • 總經理。
  • 總稽核。
  • 風控長。
  • 法務長。
  • 法令遵循部主管。

檢舉案件並無本辦法第四條第二項所定應不予受理之情形,但未檢附具體事證者,若受理檢舉單位經判斷認為仍有通報之必要,仍應依本條前項方式通報之。

檢舉案件涉及機密或性質特殊者,受理檢舉單位得依情形決定適當之通報對象。通報對象與檢舉事件有利益衝突者,受理檢舉單位得不通報該對象。

06調查小組之成員及職責

調查小組得由下列部室之單位主管或其指定人員組成:

  • 稽核室(擔任調查小組組長)。
  • 法務部。
  • 法令遵循部。
  • 人力資源部。
  • 調查小組組長得視個案情形,報請總稽核同意後邀請被檢舉人所屬部門主管加入調查小組。

調查小組負責調查檢舉內容是否屬實,並向核處委員會提出調查報告及處理方式之建議。

07核處委員會之成員及職責

核處委員會由下列人員組成:

  • 總經理(擔任核處委員會主席)。
  • 調查小組組長。
  • 法務長。
  • 法令遵循部主管。
  • 人力資源部主管。

核處委員會得邀請總稽核列席提供意見。
核處委員會負責指導及審核調查小組提出之調查報告。
核處委員會設置秘書一名,由受理檢舉單位之專責人員擔任之,協助核處委員會處理行政事務。

08審計委員會之職責

被檢舉人為董事或職責相當於副總經理以上管理階層者,調查報告及處理方式之建議應陳報至審計委員會複審。

09調查原則及利益衝突之迴避

調查小組、核處委員會及審計委員會就檢舉人之身分資料及檢舉案件之內容及受理、調查、審核、複審之程序進行,均應嚴守秘密,並秉持公正、獨立、客觀之立場。調查小組、核處委員會及審計委員會成員就檢舉案件之受理、調查、審核、複審有利益衝突之情形者,應自行迴避。

10配合調查義務及保密義務

本公司內勤員工、經理人及董事,不論係檢舉案件之檢舉人、被檢舉人或受調查小組、核處委員會或審計委員會請求協助調查者,均有配合調查之義務,包括但不限於接受詢問、提供資訊及保全證據等,並應嚴守秘密,不得洩漏任何檢舉案件相關資訊。

11被檢舉人之程序保障

調查小組、核處委員會及審計委員會於認定檢舉應予成立之案件,除有防止被檢舉人勾串證人、湮滅證據、逃亡或隱匿財產等不宜通知被檢舉人之情形外,應於核定或複審懲處結果前,給予被檢舉人知悉檢舉內容及提出答辯之機會。

12調查及核定結果之通知

核處委員會及審計委員會於審核、複審調查小組提出之調查報告,並核定調查結果與處理方式後,應將調查結論及處置方式通知檢舉人。

13舉案件之通報及後續處理

受理檢舉單位於受理後,初步評估若符合「保險業重大偶發事件」之情形,應立即依據本公司相關規定通知「重大偶發事件」該任務小組權責主管。總經理應督導相關部門切實執行經核處委員會及審計委員會審核、複審檢舉案件之處理方式,且應督導相關部門針對檢舉案件所發現之缺失提出具體改善計畫,並責由相關部門持續追蹤、檢討改善情形。

檢舉案件經核定之調查結果、處理方式、及缺失改善完成後,除經審計委員會複審、及依規定辦理重大偶發事件通報之檢舉案件,應陳報董事長外,其餘皆應陳報總經理後辦理結案。

檢舉案件經調查、認定被檢舉人涉犯刑事責任者,受理檢舉案件單位應通知法務部主動向司法機關提出刑事告訴或告發。

檢舉案件經調查、認定被檢舉人應對於本公司負擔民事損害賠償責任者,受理檢舉案件單位應通知法務部評估提出民事訴訟或其他維護本公司權益之法律程序。

檢舉案件經調查、認定內勤員工或經理人違反本公司內部規章者,受理檢舉案件單位應提報人力資源部,依本公司「員工獎懲準則」論處。

14檢舉人之保護

本公司內勤員工及經理人非基於不正當目的,提出相當事證而依據本辦法所定程序提出檢舉者,不論經調查小組、核處委員會或審計委員會調查、審核、複審是否受理或者檢舉內容是否屬實,本公司均不得因檢舉人之檢舉行為,即予以免職、調職、降職、減薪、記過或任何其他不利於檢舉人之處分。

本公司內勤員工及經理人均不得意圖報復或妨害發現真實,對於檢舉人或協助檢舉案件調查之人實施任何工作上之不利安排或其他身體上或心理上之侮辱、脅迫等不利行為。

本公司內勤員工及經理人依據本辦法所定程序提出檢舉,若其本身亦為其所檢舉案件之違法或違規行為人之一,本公司得視檢舉案件之重大性及其所提供資訊與證據之重要性,減輕或免除對其本人之懲處。

本公司內勤員工或經理人明知而故意依據本辦法所定程序提出不實檢舉,或明知而故意於檢舉案件調查程序中提供不實資訊者,受理檢舉案件單位應提報人力資源部,視檢舉案件之重大性及所提供不實資訊之重要性,依本公司「員工獎懲準則」論處。

15紀錄保存

本公司受理檢舉單位於檢舉案件結案後應將檢舉案件之受理及調查相關錄音檔案、電磁紀錄及書面文件列為機密,並保存至少5年。

16教育訓練

本公司應每年辦理檢舉制度之宣導及教育訓練。

17附則

本辦法經董事會通過後施行,修訂時亦同。

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